La gestión de la cadena de suministro y el mantenimiento de niveles saludables en los almacenes e inventarios en los hospitales es una tarea cooperativa entre múltiples departamentos, que involucra una comunicación efectiva, transparencia de la información y rastreo oportuno, con la finalidad de cubrir las necesidades internas de la organización y trasladarlo hacia una óptima atención a los pacientes.
Un deficiente seguimiento de los procesos y solicitudes de la organizaciones resultará en afectaciones a la experiencia del paciente en su estadía. De acuerdo a una encuesta realizada, el 49% declaró que los tratamientos destinados a los pacientes se habían retrasado por la falta de suministros necesarios para los procedimientos, resultando en la reprogramación o cancelación de los mismos.
Asimismo, investigadores del instituto Operations Research for Health Care han descrito los retos más importantes que enfrenta la cadena de suministro farmacéutico, siendo la falta de coordinación el primero de la lista. Consecutivamente, le siguen la gestión de inventarios, la información inadecuada sobre la demanda, la dependencia de los recursos humanos y la gestión de pedidos.
Para agilizar y digitalizar cada una de las situaciones implicadas en la cadena de suministro y los almacenes en los hospitales, Cirrus ha creado un módulo especial con funcionalidades esenciales para esta gestión.
Cirrus ERP: el software ideal para la gestión de almacenes en los hospitales
Cirrus ERP es el módulo en la nube que facilita la administración de inventarios, almacenes y la cadena de suministro de los insumos y activos de la compañía de salud. Estos son algunos de los escenarios más comunes en los que Cirrus se adapta a cada organización.
Implementación y configuración inicial.
Al iniciar el proceso de implementación y adecuaciones de Cirrus en un nuevo hospital, se ejecuta la clasificación de los productos con los que se contará en el inventario.
En la pantalla Maestro de Productos II, podemos dar de alta los diferentes tipos de insumos con los que cuenta el hospital, como artículos, materiales o medicamentos almacenables; servicios incluyendo los estudios de laboratorio, imagen, procedimientos, cirugías, consultas médicas, tratamientos; o incluso
Esta ventana muestra un catálogo maestro electrónico de productos útil para las operaciones de compraventa que se une con la información contable de los inventarios. Asimismo, brinda acceso a los datos relevantes de las compras realizadas a los proveedores, reflejando los detalles de los artículos en tránsito y en uso de las distintas áreas del hospital.
Flujo de compras con proveedores externos.
El oportuno rastreo de las compras permite una eficaz logística en las operaciones del hospital. Para la generación y rastreo de compras, Cirrus posee diversas funcionalidades que permiten este flujo.
- Requisición. El personal del hospital dispone de opciones para crear requisiciones dirigidas hacia el equipo designado de compras y, en la misma pantalla, darles seguimiento del estatus de cada una de éstas.
- Orden de compra. El departamento del hospital designado para las operaciones comerciales con proveedores, además de recabar todas las requisiciones de las otras áreas, pueden generar órdenes de compra que luego serán recibidas por el personal de su correspondiente estación de servicio. Estos documentos digitales pueden incluir productos de almacén, activos fijos e incluso cargos.
- Recepción de material. El equipo asignado podrá realizar la recepción de materiales de las diversas órdenes surtidas.
A grandes rasgos, estas son algunas de las funcionalidades que han permitido a los clientes de Cirrus mantener un flujo de compras con proveedores libre de obstáculos. Con este minucioso detalle:
- Se mejora la comunicación entre las áreas durante todo el proceso de requisición y compra.
- La misma información es enviada a los distintos departamentos, evitando incongruencias.
- Se aceleran los procesos al enviar instantáneamente los documentos de compra de productos, cargos y activos fijos.
- Contar con la función para la entrada de inventarios por medio de compra de artículos.
- Actualización de la información contable y de los inventarios al recibir o devolver artículos.
- Generación automática de documentos de recepción y factura por medio de orden de compra y de devolución de mercancía por medio de la recepción.
Solicitudes internas de surtido.
Al igual que existe una serie de pasos para no perder la pista de las solicitudes a proveedores externos, Cirrus también visibiliza el surtido de solicitudes internas entre áreas.
- Solicitud de productos. El área que requiera material puede realizar una requisición donde especifique de manera individual o por conjunto los artículos a surtir. Cada una de estas solicitudes podrá ser identificada con su progreso.
- Surtido de productos y charolas. Los usuarios designados podrán surtir las solicitudes creadas por las otras áreas.
- Confirmación. Para cerrar de manera exitosa las solicitudes, los usuarios realizan una confirmación del surtido de productos y charolas cuando han recibido su pedido.
De manera general, estas son algunas de las funcionalidades que facilitan el surtido de solicitudes internas. Con ello:
- Se tiene registro y control electrónico de los pedidos solicitados al almacén.
- Actualización automática del estado de cuenta del paciente, con los cargos de los productos o artículos incluidos en la solicitud.
- Se muestra el estatus de la solicitud.
- Actualización automática de las existencias en los reportes de inventarios.
- Manejo de productos en consigna.
- Optimización de tiempos.
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Reporteo oportuno
Es de vital importancia para el equipo ejecutivo del hospital conocer el escenario actual de la organización y anticiparse a las próximas situaciones. Es por eso Cirrus cuenta con opciones especiales en su sección de Reporte de kardex que muestra el panorama del departamento de almacenes:
El reporte de kárdex concentra los datos de las ventanas:
- Recepción de material (compras y devoluciones)
- Cargos a cuenta paciente (venta y cancelaciones)
- Facturación directa (ventas al público en general)
- Devolución de charolas
- Maestro de productos
- Inventario físico
- Ajuste de inventario
- Salida al gasto
Esta ventana permite visualizar a nivel granular los conceptos con los que la organización trabaja, como las estaciones de servicio, almacén, código de producto, producto, unidad de medida, cantidad inicial, compra, devoluciones s/compra, devoluciones s/venta, ventas, salida por traslado de productos, salida por traslado por devoluciones de productos, entrada por traslado de productos, entrada por traslado por devoluciones de productos, ajuste por inventario físico, ajuste por inventario físico (negativo), ajuste por inventario físico (positivo), salida al gasto, cantidad final, costo de existencia y existencia general.
Productos y servicios subrogados o consignados
Los productos consignados permiten flexibilidad en la disponibilidad de los insumos que se utilizan en los almacenes de los hospitales. Con las funcionalidades especiales de productos en consigna de Cirrus, la organización puede conservar en sus inventarios los insumos y medicamentos que requiere su operación diaria y un extra en consigna, perteneciente al proveedor. El hospital puede almacenar y llevar un preciso registro de los artículos propios y los consignados y, al final del periodo designado por las organizaciones, realizar cortes donde se ven los insumos consignados, los utilizados, los restantes, los que se van a reponer y el precio que se debe cubrir por parte del hospital.
Asimismo, Cirrus también cuenta con funcionalidades especiales para los productos y servicios subrogados. Mediante convenios con los proveedores, el hospital puede realizar procedimientos u ofrecer servicios que la institución no realiza sino que son encargados a un tercero, ya sea porque no se dispone con el personal especializado para realizarlo, porque las maquinarias se encuentran bajo esta modalidad o porque no se realiza físicamente dentro de la institución.
Gracias a sus funcionalidades especiales, Cirrus permite el conteo, cobro y seguimiento de los productos o servicios subrogados. Por ejemplo, se puede realizar el cobro por honorarios de un especialista, retener ese monto y entregárselo al médico con apartados especiales, evitando que el hospital tenga la obligación de generar o pagar impuestos por cobros que no llegarán a su contabilidad.
El módulo ERP de Cirrus logra la optimización de los procesos administrativos y los correspondientes a la cadena de suministro de manera intuitiva, siempre actualizada y fácil de usar; permitiendo una reducción de costos operativos y una mejor atención del paciente durante toda su internación. La experiencia en hospitales de México, Argentina, Latinoamérica y Arabia Saudita ha ayudado a implementar las mejores soluciones mediante sus productos HIS, EHR, ERP y RCM a clientes con una calidad mundial.
